Case Studies

Kundennutzen durch grundlegendes Wissen, breite Erfahrung, praktisches Können und Empathie mit dem richtigen Blick für agile und schlanke Lösungen.

Anzeigenblatt: Effizienzsteigerung in Vertrieb und Produktion

Einführung IT-gestützter End-to-End Geschäftsprozesse

Das „Anzeigenblatt“ repräsentiert 11 der auflagenstärksten Anzeigenblatt-Verlage in einem mitteldeutschen Großraum. Um Angebote und Leistungen ihrer Anzeigenkunden zielgruppenorientiert und werbewirksam präsentieren zu können, stehen 12 verschiedene Zeitungstitel mit zahlreichen Lokalausgaben zur Verfügung. Hinzu kommen regelmäßige Sonderveröffentlichungen.

Die 12 verschiedenen Titel werden kostenlos an die Haushalte verteilt. Der angestrebte Gewinn muss daher ausschließ aus dem Verkauf der Anzeigen erwirtschaftet werden. Vor diesem Hintergrund gilt es für den Verkauf der Anzeigen und in der Produktion der Titel möglichst schlanke Abläufe zu schaffen, die immer wieder auf ihr Optimierungspotential hin zu untersuchen sind.


Auf einen Blick:

Das Unternehmen: Anzeigenverlag
Gesamtauflage: 1,2 Mio. (2011)
Anzahl eigenständiger Verlage: 11 (2011)

Die Situation:
Projektstillstand; fester, unverrückbarer Endtermin für aktuelle Phase; fehlende Teamspirit; teilweise unklare Definition von Aufgaben und Zuständigkeiten.

Rolle von iXventiv: Projektleitung und Mediator

Die Leistung von iXventiv:

  • Projektleitung

Die Situation

In den guten Jahren des Anzeigengeschäfts scheute man die Investitionen um schlanke Abläufe einzuführen. Erst der neue Verlagsleiter hatte Interesse in den 11 Verlagen einheitliche Geschäftsabläufe zu implementieren, um Synergieeffekte nutzen und die Gewinnmarge steigern zu können. Zu diesem Zweck wurde ein internes Projektteam damit beauftragt die Abläufe so schlank wie möglich und soweit wie möglich IT-gestützt zu gestalten. Das Ergebnis war ein Gesamtkonzept welches die Einführung einer integrierte SW-Lösung sowie Ablösung bzw. Integration von Bestandssystem vorsah. Zur Umsetzung wurde ein interner Projektleiter ernannt.

Aufgrund den verschiedensten Gründe musste der Abschluss der Phase 1 des Projektes mehrfach verschoben werden. Zudem kam es zwischen den einzelnen Teilprojekten zu Streitigkeiten hinsichtlich der Zuständigkeiten und einzelner konkreter Zielsetzungen. Es weder vor noch zurück. Außerdem stand aufgrund einer Gesetzesänderung ein unverrückbarer Endtermin für die Phase 1 bevor. – Vor diesem Hintergrund wurde iXventiv mit der Projektleitung beauftragt.

Das Vorgehen

Nach ausreichend vielen Einzelgesprächen zur besseren Beurteilung der aktuellen Situation, war klar, dass folgende Punkte so zeitnah wie möglich erreichten werden mussten:

  • Klärung …

    • … des Kernziels und Deadline für Phase 1
    • … von Rollen und Zuständigkeiten

  • Besetzung von unbesetzten RollenAufstellung eines Verbindlichen Zeitplan mit klaren Aufgabenpakten
  • Einführung von Projektberichten auf Basis von einfachen Vorlagen für Teilprojektleiter
  • Enge Einbeziehung der wesentlichen Stakeholder

Am schwierigsten erwiesen sich die Planung der Aufgabenpakete und die damit verbundene Zeitplanung. Nachdem der Endtermin fest vorgegeben war, konnte nur eine Rückwärtsterminierung mit enger Fortschrittskontrolle erfolgversprechend sein.

Das Ergebnis

Zeitgerechter Abschluss der Phase 1 zum vorgesehen Termin.